Viktig informasjon til beboerne om betalingsoppfølgning av felles kostnader og bruk av Digipost.
Siden 01.09.23 har Klare hatt ansvar for betalingsoppfølging av husleie og felleskostnader på vegne av SØBO. Så langt har dette i all hovedsak fungert bra.
Mange beboere setter pris på at Klare har en rutine om varsling på SMS 8 dager etter forfall, hvis betalingen ikke er kommet inn. Det er fort gjort å glemme en betaling, og fint å få en påminnelse.
Klare bruker deretter digipost som kanal for videre oppfølging. Denne kommunikasjonsformen er trygg og sporbar. Rundt 60% av alle beboere har registret seg som bruker av Digipost. For alle disse skjer videre påminnelser i denne kanalen. Det har nå vist seg at det er enkelte beboere som har opprettet Digipost, men ikke får varsler om meldinger dit.
Ved opprettelse av Digipost, krysser brukerne av på at den digitale postkassen fungerer på samme måte som en fysisk postkasse. Ved registrering av Digipost har man akseptert at meldinger som sendes dit er å anse som mottatt. Dermed er det brukeren selv som har ansvaret for å sjekke om det er kommet post, og ajourholde hvilken epostadresse man eventuelt ønsker varsler til.
Etter 4 varsler og 95 dager, setter Klare i gang en rettslig prosess for å kreve inn utestående betaling. Dette kan komme som en overraskelse for beboere som ikke har sett varslene i Digipost. Alle brukere av Digipost anbefales dermed å gå inn på innstillinger og krysse av på ett eller flere av følgende valg:
- Varsling på e-post når det kommer ny melding
- Varsling ukentlig hvis det er ulest post
- Påminnelse hvis du har mottatt melding som inneholder frister – f.eks faktura eller inkasso
Et annet alternativ er å benytte Digipost-appen. Da får du push-varsler når det kommer ny post.
Stadig flere offentlige og private aktører benytter Digipost som hovedkanal for kommunikasjon. Dermed er det en fordel for alle å bli vant til å benytte den digitale postkassen.
SØBO beklager at det ikke er gått ut tydeligere kommunikasjon om dette tidligere. Det ble nylig gjort oppmerksom på at Digipost har vært en større utfordring for enkelte beboere enn det de var klar over.
Fra styret håper vi at denne meldingen kan bidra til at ingen opplever denne typen utfordringer i fremtiden. Digipost har kommet for å bli, og vi håper og tror at digital varsling vil fungere bra når alle blir mer vant til å benytte den digitale postkasse.
STYRET